Работа с ЭПД: заполнение, подписание и отправка электронных перевозочных документов

Как устроена работа с электронными перевозочными документами в 2026 году

С 1 сентября 2026 года грузоперевозки перешли на электронный документооборот. Работа с ЭПД включает три основных этапа: заполнение титулов, подписание и отправку через оператора. Каждый участник — грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель — оформляет свой титул и подписывает его электронной подписью. Цифровые накладные циркулируют между сторонами через информационную систему оператора, а данные синхронизируются с ГИС.

Обычная транспортная накладная в электронном виде состоит из четырёх титулов. Код ЭПД присваивается накладной автоматически при создании. Обмен ЭПД между участниками происходит в реальном времени — статусы меняются по мере подписания. Ниже — подробный разбор каждого этапа с учётом требований Минтранса.

Заполнение накладной: кто и что заполняет

Заполнение начинается с грузоотправителя. Он формирует первый титул (Т1) и указывает данные о грузе, маршруте, транспортном средстве и водителе. Заполнить накладную можно через учётную систему (1С, SAP), веб-интерфейс оператора или мобильное приложение.

Титулы электронной транспортной накладной

Отдельно выделяют титул Т5 для переадресовки груза и Т6 для послерейсового медосмотра. Как заполнять ЭПД в каждом конкретном случае, зависит от роли участника и типа накладной.

Что важно при заполнении

При формировании первого титула грузоотправитель проверяет корректность реквизитов: ИНН, КПП, адреса, данные транспортного средства. Ошибка в реквизитах приводит к тому, что накладная не проходит проверку в ГИС и возвращается на доработку.

Черновик накладной и его роль в работе

Промежуточное состояние накладной до её подписания называется черновик ЭПД. Он позволяет сохранить введённые данные, вернуться к редактированию и внести правки без риска отправить форму с ошибкой. В системе 1С-ЭПД черновик можно создать вручную или получить автоматически при импорте данных из учётной системы.

Когда нужен черновик

• При заполнении сложной перевозки с несколькими грузами;
• При необходимости согласовать данные с контрагентом;
• При работе в зонах с нестабильным интернетом.

После проверки всех полей черновик преобразуется в полноценную накладную. Номер ЭПД присваивается в момент отправки.

Электронная подпись: виды и требования

Подпись ЭПД — обязательный элемент, без которого накладная не имеет юридической силы. Вид подписи зависит от роли участника и типа формы. Подписание происходит на каждом этапе: водитель подписывает титулы Т2 и Т4, грузополучатель — Т3, грузоотправитель — Т1.

Виды подписей для работы с перевозочными документами

Как подписать накладную с телефона

Водитель открывает накладную в мобильном сервисе, проверяет данные и нажимает «Подписать». Система перенаправляет его в приложение «Госключ» или «Контур.Подпись», где он подтверждает операцию. Процесс занимает несколько секунд.

Если водитель подписывает от имени организации, ему понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД) с правом подписи перевозочных документов.

Отправка накладной: как передать форму

Отправка ЭПД происходит через оператора электронного документооборота. Накладная уходит в информационную систему, где проверяется на соответствие формату и передаётся следующему участнику. Обмен ЭПД между сторонами фиксируется в роуминге операторов.

Что происходит после отправки

• Оператор проверяет накладную на соответствие формату;
• Форма передаётся в ГИС;
• Следующий участник получает уведомление;
• Статус меняется на «Доставлен».

Номер ЭПД и его назначение

Присваивается автоматически при отправке. Он уникален для каждой накладной и используется для отслеживания статуса. По номеру можно найти форму в личном кабинете оператора или в ГИС.

Обмен накладными между участниками перевозки

Это процесс передачи накладных между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. Каждый участник видит только свои титулы и титулы, предназначенные ему. Роуминг между операторами обеспечивает взаимодействие даже в том случае, если стороны подключены к разным сервисам.

Схема обмена

• Грузоотправитель формирует Т1 и отправляет перевозчику;
• Водитель подписывает Т2 и передаёт грузополучателю;
• Грузополучатель подписывает Т3 и отправляет перевозчику;
• Водитель подписывает Т4 и завершает документооборот.

Каждый этап фиксируется в ГИС. Статусы накладной обновляются в реальном времени.

Типичные ошибки при работе с ЭПД

На практике участники перевозки допускают несколько типичных ошибок:

• Неверные реквизиты — ИНН, КПП или адрес указаны с ошибкой;
• Отсутствие МЧД — водитель не может подписать форму от имени организации;
• Просроченная подпись — сертификат УКЭП истёк;
• Некорректный формат — накладная не проходит проверку в ГИС;
• Дублирование номеров — попытка отправить форму с уже существующим номером.

Большинство ошибок исправляется на этапе черновика. Если накладная уже отправлена, потребуется корректировочная форма.

Роль системы КонсультантПлюс

Система КонсультантПлюс помогает специалистам отслеживать изменения в требованиях Минтранса и форматах электронных перевозочных документов. В системе доступны:

• Путеводители и Готовые решения — пошаговые руководства по работе с ЭПД;
• Обзоры изменений — оперативная информация о новых приказах и поправках;
• Сервис «Обзор изменений документа» — сравнение редакций нормативных актов;
• Формы и образцы — типовые документы и приложения.

Специалисты «КвантумКонсультант» помогут настроить доступ к актуальным версиям данной системы и подобрать комплект информационных банков, соответствующий задачам вашей организации.

Итоги

Работа с ЭПД включает заполнение титулов, подписание и отправку через оператора. Грузоотправитель формирует Т1, водитель подписывает Т2 и Т4, грузополучатель — Т3. Подпись ЭПД может быть УКЭП, УНЭП «Госключа» или ПЭП. Отправка происходит через оператора с присвоением уникального номера. Обмен между сторонами фиксируется в ГИС в реальном времени. Своевременное отслеживание требований помогает избежать ошибок и штрафов.

Пришлём прайс-лист
на ваш email

• Спецпредложения и акции месяца
• Тарифы и цены на подключение

Получить прайс-лист