Нужна ли заявка-обоснование при покупке товаров подотчетным лицом?

Четкий ответ на данный вопрос законодательство не содержит.

Возмещение расходов подотчетному лицу в случае, если они произведены им без предварительного получения денег под отчет, возможно при наличии электронного документа-основания по отчету (ф. 0504520). Это следует из разъяснения Минфина России о командировочных расходах, которое он приводил в отношении ф. 0504512. По нашему мнению, оно применимо и к другим электронным документам-основаниям (Письма Минфина России от 21.11.2024 N 02-06-09/116357, от 15.03.2023 N 02-07-10/22153).

В то же время, как правило, отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) заполняет подотчетное лицо (уполномоченное лицо) на основании документа, подтверждающего выдачу денежных средств. Например, документом-основанием может быть ф. 0504518 (Методические указания N 52н).

Обратите внимание, что заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518) применяется только при закупке на основании п. п. 4, 5, 28 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ , а также если малая закупка производится через единого агрегатора торговли (ЕАТ).

Так что если закупка была запланирована планом-графиком, то нужно оформить оба документа – ф. 0504518 и ф. 0504520.

В ином случае возможно использование авансового отчета (ф. 0504505), который применяют для учета расчетов с подотчетными лицами. Оформляют его на бумажном носителе.

Рекомендуем внимательно ознакомиться с Обоснованием.

Полезные документы:

Пришлём прайс-лист
на ваш email

• Спецпредложения и акции месяца
• Тарифы и цены на подключение

Получить прайс-лист