Выплачивается ли фиксированная компенсация за личный автомобиль при отсутствии служебных поездок?

Компенсация полагается, если работник использует личное имущество при исполнении трудовых обязанностей с вашего согласия или ведома и в ваших интересах (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях, а также критерии его определения законодательством не установлены. Вы можете установить размер компенсации самостоятельно.

Размер компенсации определите в соглашении с работником, заключенном в письменной форме. Можете закрепить его, например, в дополнительном соглашении к трудовому договору, поскольку вид соглашения в ст. 188 ТК РФ не конкретизирован. Порядок и условия выплаты компенсации можете включить в этот же документ или определить, например, в ЛНА. Целесообразно предусмотреть, в частности:

• периодичность выплаты компенсации (например, ежемесячно);
• периоды, за которые она не выплачивается (отпуск, период нетрудоспособности и т.п.);
• виды документов, которые нужны для выплаты компенсации (например, заявление работника о возмещении расходов, приказ).

При выплате компенсации работникам, которые используют личные легковые автомобили для служебных поездок, руководствуйтесь установленным у вас порядком. Основанием выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, которым устанавливаются размеры этой компенсации.

Для выплаты компенсации необходим документ, который подтвердит, что человек действительно использовал автомобиль для служебных поездок. Для этих целей вполне может подойти и путевой лист. Существуют разъяснения Минфина России, согласно которым за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140). Таким образом, если сотрудник был в отпуске, командировке, болел или по другим причинам не использовал личный транспорт, компенсация ему не положена. Допустим, автомобиль эксплуатировали в интересах компании неполный месяц. В таком случае причитающуюся сотруднику сумму нужно определять пропорционально количеству отработанных дней.

Полезные документы:

Пришлём прайс-лист
на ваш email

• Спецпредложения и акции месяца
• Тарифы и цены на подключение

Получить прайс-лист